1. Le FEC dans la procédure de contrôle
Depuis le 1er janvier 2014, toute entreprise tenant une comptabilité informatisée doit pouvoir produire un FEC sur demande de l'administration. L'article L.47 A-I du LPF prévoit deux situations :
- Contrôle sur place (vérification de comptabilité) — le FEC est exigé dès le début des opérations.
- Examen de comptabilité à distance (depuis 2017) — le FEC doit être transmis dans les 15 jours suivant la réception de l'avis d'examen.
Le vérificateur a le droit de traiter le FEC sur ses propres logiciels (notamment ACL ou IDEA) et de procéder à des contrôles automatisés.
2. Motifs fréquents de rejet d'un FEC
2.1 Non-conformité formelle
- Colonnes manquantes ou dans le désordre (les 18 entêtes doivent être exactement nommées et ordonnées)
- Encodage non supporté (autre que ASCII / ISO-8859-15 / UTF-8)
- Séparateur non-conforme (autre que tabulation ou pipe)
- Format de date incorrect (AAAAMMJJ obligatoire, pas JJ/MM/AAAA)
- Montants avec point décimal au lieu de virgule
- Nommage du fichier non conforme (doit être SIRENFECAAAAMMJJ.txt)
2.2 Incohérences comptables
- Écritures déséquilibrées (somme débit ≠ somme crédit pour une EcritureNum)
- Numérotation non chronologique ou avec ruptures
- ValidDate vide sur des écritures définitives
- Comptes auxiliaires renseignés mais comptes collectifs absents (ou inverse)
2.3 Anomalies suspectes
- OD massives en fin d'exercice non justifiées
- Comptes d'attente non soldés (47*)
- Écritures de contrepassation sans pièce
- Doublons de factures
3. Sanctions en cas de FEC non conforme
Article 1729 D du Code Général des Impôts :
- 5 000 € en cas de non-présentation du FEC ou de remise d'un fichier non conforme
- 10 % des droits rappelés si rectification > 50 000 €
Au-delà de l'amende, le risque majeur est l'évaluation d'office (article L.74 du LPF) : l'administration reconstitue le résultat fiscal selon ses propres bases, et c'est à l'entreprise de prouver le caractère exagéré de l'évaluation. La charge de la preuve est totalement inversée.
4. Droits et obligations de l'entreprise
4.1 Obligations
- Conservation du FEC pendant 6 ans
- Mise à disposition sous 15 jours en cas d'examen à distance
- Remise au format A.47 A-1 (pas d'export ad-hoc en PDF ou Excel)
- Possibilité de remise en plusieurs fichiers si la comptabilité est volumineuse
4.2 Droits
- Refus de la remise sous un format différent que celui légal
- Droit à l'assistance d'un conseil
- Procédure contradictoire avec l'administration
- Possibilité de demande de délai supplémentaire pour la remise
5. Comment préparer son FEC avant un contrôle
- Générer le FEC depuis le logiciel comptable pour chaque exercice contrôlable (3 années en général, 10 ans si fraude présumée).
- Auditer la conformité technique : 18 colonnes, encodage, formats, équilibre.
- Auditer la cohérence comptable : numérotation, lettrage, comptes d'attente, balance.
- Identifier les anomalies : doublons, OD massives, montants ronds, contrepassations.
- Documenter les écritures atypiques avec leur pièce justificative.
- Vérifier le rapprochement TVA CA3 / FEC par taux.
6. L'apport d'un audit FEC automatisé
Un outil comme FECAudit exécute les 6 étapes ci-dessus en 30 secondes et produit un rapport listant les anomalies par criticité. L'entreprise peut ainsi corriger ce qui peut l'être, documenter ce qui doit l'être, et arriver au contrôle avec un dossier maîtrisé — pour 19 € HT par société, à comparer aux 800 à 3 500 € d'un audit manuel.